אימון צוותים - או איך לעזור לצוות שמתמוד עם צמיחה

על Hyper-growth כבר שמעתם?

העיתונים מלאים עכשיו בכתבות על חברות סטארטאפ שרושמות התפתחות מטאורית וכמה מהר הן גדלות בקצב אקספוננציאלי. זהו השלב בו הארגון חווה צמיחה מטאורית בביקוש למוצר ובעקבות כך כמון גם מגדיל מאוד את כמות העובדים. מאחורי הענן הורוד הזה יש גם מציאות שאולי לא מספיק מדוברת.

אני, פוגשת את הנושא של צמיחה מהירה Hypergrowth –דרך הזווית של המנהל. איך הוא מתמודד עם הגידול המהיר בצוות שלו, עם שינוי מיקוד ועם ריבוי של פרויקטים.

מנהלים מצד אחד מאוד אוהבים את האקשן והדינמיות אבל מצד שני מרגישים מבולבלים מוצפים, ומתקשים להכיל את כמות השינויים. זהו שלב דינמי ומאתגר גם להובלה של הארגונים וגם למנהלים בשטח שנדרשים לעשות ג׳ינגולים ושינויים תכופים. בשנים האחרונות אני גם רואה את ההשפעה של הצמיחה גם על הצוותים עצמם - גם הם מתמודדים ומושפעים מהמציאות הזו.

כשדביר יצר איתי קשר, הוא התחיל לדבר על החוויה שלו כמנהל בכאוס של הארגון. מהר מאוד עברנו לדבר על הצוות שלו – צוות פיתוח בחברה שנמצאת בשלב צמיחה מהיר ביותר (כמו כל הסיפורים – ״תוך שנתיים קפצנו מ-200 איש למעל 1000 ״). זו חברה עם מיתוג מעולה וציפיות להצלחה שהיא ממש מעבר לאופק. הוא מנהל וותיק בצוות שגדל בתוך פחות משנה מ-6 אנשים ל-15. הגידול הביא למתח וטלטלות בין האנשים. מלמעלה, הגיעו באופן קבוע דרישות וציפיות לעמוד באתגרים ופרויקטים שרק הלכו וגדלו וגם משתנים כל הזמן. למרות הצלחות לא מעטות שחוו, ההרגשה הכללית הייתה של ״סחרחורת״ – לא ברור לאן צריך להסתכל קודם, כל הזמן היו שינויים במי עושה מה ואיך מביאים פרויקטים לסיום מהיר ומוצלח.

מה שתפס לי את תשומת הלב בשיחה איתו היה כשהוא תיאר את המציאות בה כמות הזמן שמשקיעים חברי הצוות בגיוס וקליטה של אנשים חדשים לצוות בעליה מתמדת. ברור שצמיחה אומרת תוספת תקנים ומעוררת את הצורך לגייס ולסייע בהשתלבות של עובדים חדשים. דביר, אמר כי חוץ מעומס יש עוד משהו- אבל הוא לא הצליח לשים את האצבע על זה באופן ברור. הוא זיהה את העייפות מלקבל עוד ועוד עובדים חדשים תוך כדי ניסיון להמשיך ולתפקד ולהצליח כרגיל, יותר תלונות נשמעו גם בין חברים בצוות עצמו גם עם בעלי עניין בארגון.

התברר כי קיימת תחושה שהמושג צוות שהיה פעם זהות מאוד חזקה של דור הראשונים בצוות (״הוותיקים״) משתנה והוא לא ממשיך להיות ״דבק מאוד ברור״. אם מדברים על שלבי התפתחות בצוותים אז הצוות חווה שלב של סערה מתמדת בהתנהלות שלו – כל הזמן נכנסים אנשים נוספים ולא מצליחים להגיע לשלב של התייצבות. ״כאבי הגדילה״ – מצב בו הצוות צריך להכיל את השינויים בתוך עצמו תוך כדי שינויים שמתרחשים מסביב בקצב סופר מהיר הפך להיות מציאות קשה ומשבש את העבודה ואת המוטיבציה של החברים.

איך אימון צוותים יכול לסייע במציאות כזו?

הגענו למסקנה כי הדבר הנכון בשלב הזה הוא להציע אימון צוותים. אימון צוותים כמו אימון מנהלים נותן דגש למודעות למצב הקיים אל מול הרצוי ומייצר פעולות שמובילות לשינוי. בשונה מאימון לאדם יחיד- בתהליך הזה מי שמתאמן הוא הצוות כישות אחת.

התיישבנו לשיחה ראשונית בה ניסינו לזהות את הכאבים העיקריים המשותפים לכולם ולהגדיר מטרה לתהליך כולו. ברגע שניתנה אפשרות לייצר שיחה לא מאיימת ומשתפת – החלו להשמיע עובדים שונים את דעתם על מצב של ״צוות בתוך צוות״. הוותיקים שיש להם קילומטראז של פרויקטים ואתגרים מרגישים מאוד ביחד וחברי צוות שהצטרפו בהמשך נתפסים ומרגישים כ״אורביט״ שמסתובב מסביב לצוות. סיכום המפגש כלל את ההסכמה הבאה:

הצוות מבקש לקבל תמיכה כדי לשפר את ההתנהלות הפנימית והחיצונית ( עם בעלי עניין שונים) כחלק מהתפיסה של הצלחה כוללת – היעד הסופי לייצר ״אנחנו״ שיודע לעבוד פנימה והחוצה.

. הגדרנו כמה מטרות ברורות לתהליך:

• העמקת הקשרים בתוך הצוות באופן אישי ומקצועי

• יצירת חזון ומטרות משותפים לצוות

• הבנה של כל חברי הצוות איפה הם משתלבים בהשגת המטרות ושיפור תהליכי עבודה.

• הגברת שיתוף הפעולה עם בעלי עניין שונים

• תכנית פעולה ברורה לשינוי.

התוצאות שהשגנו באמצעות אימון צוותים

אחרי שתיקפנו את הרגשות והמצב הקיים החלטנו לייצר 5 מפגשים – כל אחד מתמקד בזווית אחרת של הצוות והפעילות שלו :

התחלנו בשאלת מערכת היחסים בצוות עצמו – איך השלם יכול להיות גדול מהחלקים ואיך הגיוון בחלקים למעשה קשור להצלחה ויכול לתרום לה. עברנו לדבר על המטרות של הצוות ואיך הוא פועל. בדקנו את הפעילות של הצוות אל מול הציפיות של בעלי עניין שונים וגם את מערכת היחסים איתם

המפגש האחרון הוקדש להתפתחות של הצוות וללמידה שלו כדי לענות על כל מה שזיהינו בתהליך.

באמצעות המפגשים – יצרנו התכנסות של כולם סביב הפעילות של הצוות פנימה וגם החוצה.

והדבר החשוב -נוצרה תכנית פעולה מוסכמת ושפה אחידה לדבר על המציאות.

בסבב הסיכום לתהליך היה מרגש במיוחד לשמוע את החברים מספרים על התהליך, על תחושה של התקרבות ביניהם ועל ההבנה כי היסודות לתקשורת פתוחה שהתחיל התהליך חייבים להיות בתשומת הלב.

💡שלושה טיפים מתוך הדברים שהצוות התחיל ליישם בעקבות אימון הצוותים שיכולים לעבוד גם בצוות שלכם :

✅ מפגשי מדורת הצוות - מפגשים אחת לחודש לדבר על ״המצב של הצוות״ פנימה והחוצה.

✅ - לכל עובד חדש מוצמד עובד ותיק שעוזר לו לא רק להשלב מקצועית אלא גם חברתית.

✅ מול צוות= אחת לרבעון מפגשים של הצוות עם צוות מוצר לאוורור, בדיקת התקדמות וסיעור מוחות על פתרון בעיות שעלו ברבעון בזמן הפרויקטים.